Algemene Voorwaarden
Laatste update: 23 juni 2026
1. Over Rektori
Rektori is een full-service evenementenbureau gevestigd in Nederland, gespecialiseerd in het creëren en realiseren van buitengewone ervaringen voor zakelijke klanten, particulieren en maatschappelijke organisaties.
Contactgegevens:
Adres: Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam, Nederland
E-mail: info@spacehills.rektori.org
Telefoon: +31 20 813 1313
Door een overeenkomst aan te gaan met Rektori, verklaart u kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en werkzaamheden van Rektori, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen tussen Rektori en de opdrachtgever.
3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
Alle offertes van Rektori zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:
- De opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft geaccepteerd, of
- Rektori een schriftelijke bevestiging heeft gestuurd van de opdracht, of
- Rektori feitelijk is begonnen met de uitvoering van de werkzaamheden met instemming van de opdrachtgever.
Rektori behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren, bijvoorbeeld indien de beschikbaarheid dit niet toelaat of de opdracht niet past binnen het werkgebied van Rektori.
4. Diensten en uitvoering
Rektori levert diensten op het gebied van evenementenorganisatie, waaronder maar niet beperkt tot:
- Conceptontwikkeling en creatieve begeleiding
- Locatiebeheer en -coördinatie
- Catering, entertainment en decoratie
- Foto- en videoreportages
- Gastenregistratie en ticketbeheer
- Vertaal- en tolkdiensten
- Rapportage en analyse na het evenement
De exacte omschrijving van de te leveren diensten wordt vastgelegd in de offerte en/of de opdrachtbevestiging. Rektori voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen, in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap.
Indien de uitvoering van de opdracht dit vereist, heeft Rektori het recht bepaalde werkzaamheden te laten uitvoeren door derden. Rektori blijft in dat geval verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde diensten.
5. Prijzen en betaling
Alle prijzen zijn in euro’s (€) en exclusief 21% BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Betalingsvoorwaarden:
- Na ondertekening van de overeenkomst ontvangt de opdrachtgever een factuur voor een aanbetaling van 50% van het totaalbedrag.
- Het resterende bedrag dient uiterlijk 14 dagen vóór de datum van het evenement te zijn voldaan.
- Voor opdrachten met een looptijd van meer dan drie maanden kunnen tussenfacturen worden gestuurd.
Betalingstermijn: Facturen dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Bij te late betaling: Indien de opdrachtgever niet binnen de betalingstermijn betaalt, is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Rektori is dan gerechtigd:
- Wettelijke rente in rekening te brengen over het openstaande bedrag.
- Incassokosten te verhalen op de opdrachtgever conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.
- De uitvoering van de opdracht op te schorten totdat betaling is ontvangen.
6. Annulering door de opdrachtgever
De opdrachtgever heeft het recht de overeenkomst te annuleren. De volgende annuleringskosten zijn van toepassing:
AnnuleringstermijnAnnuleringskostenMeer dan 90 dagen vóór het evenement25% van het overeengekomen bedrag60–90 dagen vóór het evenement50% van het overeengekomen bedrag30–59 dagen vóór het evenement75% van het overeengekomen bedragMinder dan 30 dagen vóór het evenement100% van het overeengekomen bedrag
Annulering dient schriftelijk te worden medegedeeld aan info@spacehills.rektori.org. De datum van ontvangst van de schriftelijke annulering geldt als annuleringsdatum.
Reeds gemaakte kosten bij derden (locatie, catering, entertainment, e.d.) worden altijd volledig doorberekend aan de opdrachtgever, ongeacht de annuleringstermijn.
7. Annulering of wijziging door Rektori
Rektori behoudt zich het recht voor de overeenkomst te annuleren of te wijzigen in geval van:
- Overmacht (zie artikel 11)
- Omstandigheden die bij het aangaan van de overeenkomst niet bekend waren en de uitvoering onmogelijk maken
In geval van annulering door Rektori ontvangt de opdrachtgever een volledige restitutie van reeds betaalde bedragen. Rektori is niet aansprakelijk voor verdere schadevergoeding.
8. Wijzigingen in de opdracht
Indien de opdrachtgever na het aangaan van de overeenkomst wijzigingen wenst in de omvang of inhoud van de opdracht, dienen deze tijdig en schriftelijk te worden doorgegeven. Rektori zal de gevolgen van de wijziging voor de prijs en planning zo spoedig mogelijk mededelen. Meerwerk wordt altijd apart geoffreerd en gefactureerd.
9. Verplichtingen van de opdrachtgever
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor:
- Het tijdig aanleveren van alle informatie, materialen en toestemmingen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
- Het zorgdragen voor de benodigde vergunningen, toestemmingen en naleving van wet- en regelgeving voor het evenement, tenzij Rektori dit uitdrukkelijk op zich heeft genomen.
- Het informeren van Rektori over bijzondere omstandigheden, beperkingen of wensen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering.
Indien de opdrachtgever bovenstaande verplichtingen niet nakomt en dit leidt tot vertraging of extra kosten, komen deze voor rekening van de opdrachtgever.
10. Intellectueel eigendom
Alle door Rektori ontwikkelde concepten, ontwerpen, creatieve uitingen en documenten blijven eigendom van Rektori, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Na volledige betaling van de factuur verkrijgt de opdrachtgever het recht de geleverde materialen te gebruiken voor het overeengekomen doel. Het is de opdrachtgever niet toegestaan de materialen te reproduceren, te publiceren of te verkopen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Rektori.
Foto- en videomateriaal gemaakt tijdens het evenement mag door Rektori worden gebruikt voor promotionele doeleinden, tenzij de opdrachtgever schriftelijk bezwaar heeft gemaakt.
11. Overmacht
Rektori is niet aansprakelijk voor het niet of niet tijdig nakomen van verplichtingen als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden buiten de wil van Rektori, waaronder maar niet beperkt tot:
- Natuurrampen, brand of extreme weersomstandigheden
- Pandemieën, epidemieën of overheidsmaatregelen die het evenement verbieden of beperken
- Stakingen of transportproblemen
- Uitval van leveranciers of locaties om redenen buiten de controle van Rektori
In geval van overmacht treden Rektori en de opdrachtgever in overleg over een passende oplossing, zoals een alternatieve datum of gedeeltelijke restitutie.
12. Aansprakelijkheid
Rektori spant zich in om de opdracht naar beste vermogen uit te voeren. De aansprakelijkheid van Rektori is beperkt als volgt:
- Rektori is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van aantoonbare tekortkomingen.
- De totale aansprakelijkheid van Rektori is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de opdrachtgever is betaald voor de betreffende opdracht.
- Rektori is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of reputatieschade.
- Rektori is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden die in het kader van de opdracht zijn ingeschakeld.
Schade dient binnen 14 dagen na het evenement schriftelijk te worden gemeld bij Rektori.
13. Klachten
Klachten over de geleverde diensten dienen binnen 14 dagen na het evenement schriftelijk te worden ingediend via info@spacehills.rektori.org. Rektori streeft ernaar klachten binnen 10 werkdagen te behandelen.
Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op.
14. Gegevensbescherming
Rektori verwerkt persoonsgegevens van de opdrachtgever conform het Privacybeleid, beschikbaar op spacehills.rektori.org/privacy. Door een overeenkomst aan te gaan met Rektori, stemt de opdrachtgever in met de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in het Privacybeleid.
15. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten tussen Rektori en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden in eerste instantie minnelijk opgelost. Indien minnelijke schikking niet mogelijk is, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
Consumenten hebben tevens het recht een geschil voor te leggen aan de bevoegde geschillencommissie of gebruik te maken van het Europese ODR-platform: ec.europa.eu/consumers/odr
16. Wijzigingen in deze voorwaarden
Rektori behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail of een melding op de website. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op spacehills.rektori.org/terms.
17. Contact
oor vragen over deze algemene voorwaarden kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@spacehills.rektori.org